Datenschutzerklärung für Veranstaltungen

Informationen für Besucher und Teilnehmer unserer Veranstaltungen – nach Art. 13 DSGVO

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer nachfolgend genannten Daten, ist:

Packaging Valley Germany e. V.
Scheuerngasse 4
71332 Waiblingen
Telefon: +49 (0) 791 202195-30
E-Mail: info@packaging-valley.com

Packaging Valley Germany e. V. verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) in seiner neuen Fassung.

2. Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

Wir verarbeiten für die Organisation und die Durchführung unserer Veranstaltungen folgende personenbezogene Daten:

• Kontaktinformationen (Vor- und Nachname, ggf. Titel, Ihre angegebene Adresse, ggf. Telefonnummer, Ihre E-Mail-Adresse).
• Angabe zu Ihrem Unternehmen bzw. zu Ihrer Organisation für die Sie tätig sind.
• Angaben zu Ihrer Position in Ihrem Unternehmen bzw. zu Ihrer Organisation für die Sie tätig sind.
• Es kann sein, dass auf der Veranstaltung Foto- und Videoaufnahmen von Ihnen erstellt und veröffentlicht werden.
• Es kann sein, dass wir zusätzlich Ihren Geburtstag und Geburtsort verarbeiten, z. B. für Veranstaltungen, die einer Altersbeschränkung unterliegen oder eine Sicherheitsüberprüfung durch eine Polizeibehörde erfordern.

Wir erheben Ihre Daten i.d.R. direkt bei Ihnen. In Einzelfällen kann es vorkommen, dass wir Daten über Sie von dem Unternehmen bzw. der Organisation für die Sie tätig sind erhalten, damit wir Sie zu einer unserer Veranstaltung einladen können.

3. Zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage werden Ihre Daten gespeichert?

Wir verarbeiten Ihre Kontaktdaten (Name, Postanschrift, E-Mail etc.) zum Versand der Veranstaltungseinladungen und um Ihnen im Vorfeld unserer Veranstaltung relevante Unterlagen und Materialien (z. B. Programm, Informationsunterlagen etc.) per Post oder E-Mail zukommen zu lassen.
Wir handeln dabei im Einklang mit Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO als Rechtsgrundlage und auf Basis unseres berechtigten Interesses an einer angemessenen Kommunikation mit Ihnen und unserem unternehmerischen Interesse, das auch öffentliche Veranstaltungen, die journalistische Berichterstattung über diese und Veröffentlichung von Ergebnissen aus diesen Veranstaltungen umfasst.

Wenn Sie zukünftig keine weiteren Einladungen zu unseren Veranstaltungen wünschen, haben Sie jederzeit die Möglich der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen. Bitte senden Sie uns dazu eine E-Mail an die Adresse info@packaging-valley.com. Wir werden Ihren Wunsch dann für die Zukunft berücksichtigen und Ihnen keine weiteren Einladungen zu unseren Veranstaltungen zu kommen lassen.

Sollten Sie an einer unserer Veranstaltungen teilnehmen, verarbeiten wir Ihre unter Pkt. 2 genannten personenbezogenen Daten, um die Veranstaltung zu organisieren und durchzuführen und Ihnen eine reibungslose Teilnahme zu ermöglichen. Dazu kann auch gehören, dass wir Angaben zu Ihrer Person (Vorname, Nachname und ggf. Titel) und zu Ihrer beruflichen Position in ein Teilnehmerverzeichnis aufnehmen, das anderen Veranstaltungsteilnehmern, Moderatoren oder Veranstaltungspersonal (ggf. auch elektronisch) zur Verfügung gestellt wird. Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten auch, um Ihnen nach der Veranstaltung erstellte veranstaltungsrelevante Materialien (z. B. Tagungsergebnisse, Vortragsunterlagen o.Ä.) zukommen zu lassen. Es kann auch sein, dass wir ggf. Ihre personenbezogenen Daten an kooperierende Institutionen weitergeben, wenn dies für die Durchführung der Veranstaltung und der Ermöglichung Ihrer Teilnahme dient, z. B. für ein externes Gästemanagement. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b) DSGVO.

Bei Veranstaltungen, an denen Personen des öffentlichen Interesses teilnehmen und daher ein hohes Interesse an einer Berichterstattung besteht, nehmen wir von diesen Personen die Vor- und Nachnamen, ggf. Titel Funktion und berufliche Position in unsere Gästelisten und/oder Teilnehmerverzeichnisse auf. Diese Gästelisten und Teilnehmerverzeichnisse können – über die in Pkt. 2 beschriebene Nutzung hinaus – auch auf den Webseiten und Social-Media-Auftritten des Packaging Valley Germany e. V., interessierten Dritten (z. B. Journalisten, Nachrichten- und Presseagenturen) zur Verfügung (Einsicht und Download) gestellt werden. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO basierend auf unserem berechtigten Interesse an einer Berichterstattung über die Veranstaltung.

Gemäß Art 21 Abs. 1 DSGVO haben Sie das Recht aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Veröffentlichung auf Gästelisten und Teilnehmerverzeichnisse befindlichen Daten auf unseren Webseiten und Social-Media-Auftritten mit künftiger Wirkung zu widersprechen. Bitte senden Sie uns dazu eine E-Mail an folgende Adresse: info@packaging-valley.com.
Wir werden Ihren Wunsch dann für die Zukunft berücksichtigen und die Daten dort löschen.

Auf unseren Veranstaltungen werden in der Regel Fotos und/oder Videoaufnahmen gefertigt, die teilweise auf unseren Web-Seiten und Social-Media-Auftritten von interner und externer Berichterstattung oder in einem unserer Newsletter veröffentlicht werden, die Veröffentlichung erfolgt ggf. auch zusammen mit Ihrem Vornamen, Nachnamen und ggf. Titel und zu Ihrer beruflichen Position. Bitte beachten Sie, dass neben den Foto- und Videoaufnahmen in den Kameras auch automatisch Metadaten, wie z. B. Ort, Standort und Zeitpunkt der Aufnahme in den Digitalkameras gespeichert werden. Rechtsgrundlage für das Anfertigen und Speichern von Foto- und Videoaufnahmen ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO basierend auf unserem berechtigten Interesse an einer Berichterstattung über die Veranstaltung. Rechtsgrundlage für das Veröffentlichen der Foto- und Videoaufnahmen sind §§ 22, 23 Kunsturhebergesetz (KUG).

Gemäß Art 21 Abs. 1 DSGVO haben Sie das Recht aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Anfertigung und Speicherung Ihrer Foto- und Videoaufnahmen mit künftiger Wirkung zu widersprechen. Bitte senden Sie uns dazu eine E-Mail an folgende Adresse: info@packaging-valley.com.
Wir werden Ihren Wunsch dann für die Zukunft berücksichtigen und die Daten dort löschen. Idealerweise wenden Sie sich vor Veranstaltungsbeginn zudem direkt an die Fotografen oder Mitarbeiter unseres Teams, um uns über Ihren Wunsch zu informieren von Ihnen keine Foto- und Videoaufnahmen anzufertigen.

Bitte beachten Sie, dass bei unseren Veranstaltungen auch externe Berichterstatter zugegen sind, die auch Foto- und Videoaufnahmen erstellen. Wir haben leider keinen Einfluss auf diese externen Berichterstatter und auf die von diesen erstellten Foto- und Videoaufnahmen und deren Verwendung. Daher können wir keine Angaben zu Zweck und Umfang der Verarbeitung Ihrer Daten durch diese externen Berichterstatter machen.

4. Sind Sie verpflichtet Ihre personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen?

Die Bereitstellung der Daten ist nicht gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben. Wenn Sie aber an einer unserer Veranstaltung teilnehmen oder Einladungen zu unseren Veranstaltungen erhalten möchten, benötigen wir Ihre personenbezogenen Daten. Ohne Ihre personenbezogenen Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, Ihnen Einladungen zu diesen Veranstaltungen zuzusenden oder Ihnen eine Teilnahme an diesen zu ermöglichen.

5. Wer erhält Ihre personenbezogenen Daten?

Ihre Daten verwenden wir für die Zwecke, die wir in Pkt. 3 angeben haben und geben diese auch an die Stellen weiter, die in Pkt. 3 angegeben sind. Wir setzen auch Dienstleister die als Auftragsverarbeiter (Verarbeiter von Daten in unserem Auftrag, z. B. Versanddienstleister, Rechenzentrumsbetreiber) ein, die weisungsgebunden personenbezogene Daten verarbeiten um z.B. den postalischen und digitalen Versand von Einladungen, Veranstaltungsunterlagen, externes Gästemanagement, etc. abzuwickeln. Alle Auftragsverarbeiter erhalten nur so viele Daten wie unbedingt erforderlich sind um die Leistung zu erbringen. Außerdem haben wir mit allen dieser Dienstleister Verträge abgeschlossen, die den Schutz und den rechtskonformen Umgang Ihrer Daten gewährleisten. Soweit diese Dienstleister die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten außerhalb der Europäischen Union durchführen, kann es dazu kommen, dass die Daten in einem Staat übermittelt werden, der einen niedrigeren Datenschutzstandard hat als die Europäische Union dies gesetzlich festschreibt. In diesem Fall stellen wir sicher, dass unser Auftragnehmer die geforderten Standards aus der DSGVO entweder vertraglich oder auf andere Weise einhält und garantiert.

6. Wie lange werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert?

Zum Zweck der Versendung von Einladungen bis zu Ihrem Widerspruch, um unserem gemeinsamen und wechselseitigen Interesse an Kommunikation und Informationsaustausch nachzukommen. Ihren Widerspruch zur Verarbeitung Ihrer Daten, werden wir zur Beweissicherung für die Dauer von drei Jahre speichern. Daten, die rein zur Durchführung der Veranstaltung oder zum Zweck einer Sicherheitsprüfung benötigt wurden, werden zwei Monate nach der Veranstaltung gelöscht.
Die von Ihnen gespeicherten Foto- und Videoaufnahmen werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO so lange gespeichert, bis Sie gemäß Artikel 21 Abs. 1 DSGVO berechtigterweise Widerspruch gegen die Speicherung eingelegt haben. Sollten vorrangige berechtigte Gründe für die Verarbeitung im Sinne von Art. 21 Abs. 1 Satz 2 DSGVO vorliegen, kann es sein, dass eine Löschung nicht erfolgen kann oder darf, in diesem Fall werden wir Sie darüber und über die Gründe informieren.

Wenn Ihre Daten an weisungsgebundene Dienstleister (Auftragsverarbeiter) weitergegeben werden, so geschieht dies nur in dem Umfang und für den notwendigen Zeitraum, der für die Leistungserbringung jeweils notwendig ist. Es wird von Packaging Valley Germany e. V. sichergestellt, dass entsprechende Löschvereinbarungen definiert und eingehalten werden.

7. Welche Rechte haben Sie in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten?

Wenn wir Ihre Daten verarbeiten, dann haben Sie:

• das Recht auf Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten.
• Recht auf Berichtigung oder Löschung Ihrer Daten, sollten diese aus irgendwelchen Gründen falsch sein.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung. Sie können die Verarbeitung Ihrer Daten nach Maßgabe von Artikel 17 bzw. 18 DSGVO verlangen einzuschränken.
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung, Sie können jederzeit eine künftige Verarbeitung der Daten untersagen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit. Sie sind berechtigt, Ihre Daten von uns an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln.

Sollten Sie von Ihren Rechten Gebrauch machen wollen, können Sie sich jederzeit an den in Ziffer 1 genannten Kontakt wenden. Informationen zu Ihrem Widerspruchsrecht finden Sie unter Ziffer 3.

Innerhalb unseres Veranstaltungsangebotes werden Funktionen und Inhalte des Dienstes pretix, angeboten durch rami.io GmbH, Berthold-Mogel-Straße 1, 69126 Heidelberg, Deutschland, eingebunden. Hierzu gehört der Ticketshop, welcher über ein JavaScript-Widget eingebunden ist. Wenn Sie ein Ticket kaufen, nutzt pretix ein technisch notwendiges Cookie, um den Bestellablauf zu ermöglichen und sich zu merken, welcher Warenkorb zu Ihnen gehört. Das Cookie wird gesetzt, sobald Sie mit dem Widget interagieren. pretix speichert keine IP-Adressen, Browser-Informationen oder andere unnötige Metadaten über die Dauer Ihrer Anfrage hinaus. Weitere Infos zu Datenschutz bei pretix finden Sie hier: pretix.eu/about/de/privacy